Top 5 migliori servizi di gestione documentale e archiviazione su cloud

La gestione documentale è diventata qualcosa di fondamentale per le aziende, e non solo quelle che operano nel settore del digitale. Per reperire facilmente ogni documento dell’azienda, PDF, fattura elettronica o archivio la dematerializzazione e scansione dei documenti è la soluzione definitiva.

Tuttavia l’archiviazione documentale e la gestione amministrativa di un’azienda richiedono tantissimo tempo e attenzione, specie in questo momento storico in cui è arrivato l’obbligo della fatturazione elettronica verso la PA e c’è bisogno di attenersi a una severa normativa.

E’ per questo che effettuare il download di un software di gestione documentale valido, sia esso di tipo open source o meno, è di vitale importanza per ogni azienda che abbia bisogno di gestire tutto in digitale, magari su cloud per far accedere facilmente ai documenti chiunque e in qualsiasi luogo. Attraverso questo articolo, vi spiegheremo nel dettaglio cos’è la gestione documentale e la conservazione sostitutiva.

Vi mostreremo inoltre quelli che riteniamo i migliori servizi e software di gestione documentale, digitalizzazione e archiviazione su cloud dei documenti e dei file importanti dell’archivio aziendale. Ci soffermeremo naturalmente anche su servizi che offrano valore legale e gestione della firma digitale al fine di fornirvi strumenti atti a sostituire del tutto il cartaceo.

Cos’è l’archiviazione documentale

L’archiviazione documentale è quell’attività attraverso la quale l’azienda si occupa della corretta amministrazione di tutti i documenti che la riguardano, a partire dalla loro produzione fino alla loro conservazione. La definizione riguarda tutti gli ambiti in cui bisogna produrre ed archiviare dei documenti.

L’obiettivo è quello di digitalizzare qualsiasi documento dell’azienda per non aver più bisogno delle copie cartacee e per aver sempre sotto mano, in qualsiasi luogo, documenti come fatture, contratti e tutto il resto dell’archivio aziendale. Creazione, condivisione e conservazione dei documenti sono i tre compiti affidati alla gestione documentale, e tutto ciò può essere effettuato con diversi vantaggi. Tra questi abbiamo:

• Contenimento dei costi: utilizzando un software di gestione documentale si minimizza il rischio di una cattiva gestione e di inefficienza e si ottimizzano le procedure. Tutto ciò comporta una diminuzione dei costi necessari.
• Inalterabilità dei documenti: con l’archiviazione documentale vengono azzerati i rischi di alterazione, smarrimento o modifica involontaria dei documenti.
• Disponibilità dei documenti: con la gestione documentale, i documenti diventano disponibili ovunque e nell’immediato.

Perchè il cloud

Archiviare documenti su cloud consiste nel memorizzarli su una piattaforma online, sfruttando i server di un’azienda. Attraverso questa soluzione, diventa possibile accedere ai documenti da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo che si può connettere a internet e può visualizzare dei documenti. E’ per queste ragioni che l’archiviazione documentale e la gestione elettronica su cloud è la soluzione più ambita da aziende e professionisti.

Migliori software di gestione documentale

Richiedono spesso conoscenze informatiche, ma i software per la gestione documentale sono tantissimi, e ce ne sono anche di gratuiti. Se avete dimestichezza con l’informatica e volete provarne uno, qui sotto trovate i migliori. Se invece volete delegare la gestione documentale della vostra azienda, passate alla prossima macro-sezione dell’articolo.

Microsoft SharePoint Online

Se lavorate spesso in team e volete facilitare il lavoro nella gestione dei documenti mantenendo un alto standard di sicurezza, vi consigliamo il software di gestione documentale gratuito di Microsoft. Tra i principali vantaggi ha l’integrazione con tanti altri programmi di Microsoft, alti standard di protezione dei file e una grande praticità data da un’interfaccia utente intuitiva e a un’organizzazione molto avanzata con tanto di filtri capillari per le ricerche.

G Suite

I servizi di G Suite dovreste sceglierli se lavorate con l’ecosistema Google, in quanto è integrato con tanti dei servizi Google tra cui Drive, Gmail e Calendar. La suite offre inoltre una gestione completa di tutte le attività aziendali, oltre ai soli documenti, per cui è adatta a tutti coloro che necessitano di un ambiente di gestione “multifunzione” e onnicomprensivo, evitando di fermarsi ai soli documenti. La gestione documentale con questa suite offre un’interfaccia familiare a tutti, una gestione su cloud facile e accessibile da qualsiasi dispositivo, e la possibilità di mantenersi in contatto con i propri colleghi con vari metodi. La gestione dei documenti, dei dispositivi e dei dati è rapida e sicura, così come l’archiviazione e la ricerca. E’ a pagamento, ma i prezzi sono molto convenienti.

Piuma

Piuma è un programma web per la gestione e organizzazione dei flussi documentali che si occupa di ricezione, protocollazione e classificazione dei documenti in una maniera egregia. E’ suggerito per l’ottimizzazione delle attività di gestione, per chi ha bisogno di gestire tutto il ciclo di vita del documento fino alla fase di deposito e all’ordinazione in uno schema logico. Si tratta di un sistema molto avanzato anche nella protezione e nella tutela dell’archivio documentale.

PDFElement Pro

Focalizzato sui file PDF e sulla conversione di formati, PDFElement Pro è un software per chi ha bisogno di una gestione rapida dei documenti e non ha tanti file da archiviare. Disponibile su PC Windows e Mac, è in grado di effettuare la modifica, la conversione e la condivisione dei file PDF oppure gestire documenti sottoposti a scansione tramite OCR per l’estrapolazione del testo. Il tutto in modo sicuro.

Archiviazione documentale su misura

DocMio

Se non avete conoscenze informatiche o comunque non potete investire il vostro tempo nella gestione documentale, allora forse avete bisogno di un sistema di gestione documentale su misura per la vostra azienda delegandone la gestione.

Noi di Oltrematica abbiamo realizzato un software apposito per la gestione documentale nel quale i documenti hanno anche valore legale. La piattaforma è web-based e si chiama DocMio. Anche affidando ad Oltrematica la gestione, accedendo a DOCMIO con le proprie credenziali, è possibile effettuare varie attività, tra cui:

• scansione e archiviazione ottica di documenti cartacei originali
• importazione di documenti digitali in qualsiasi formato
• caricamento dati identificativi dei documenti attraverso apposite maschere di imputazione
• ricerca nel database di un documento, attraverso l’uso di chiavi predefinite
• consultazione, stampa, salvataggio e invio telematico dei documenti archiviati

DOCMIO archivia i documenti su un cloud dall’alta efficienza e soprattutto sicuro, per permettere agli utenti autorizzati di accedere da qualsiasi luogo e con una moltitudine di dispositivi diversi, sempre garantendo alti standard di protezione dei dati.

L’accesso può essere condiviso a piacimento con collaboratori e anche con i clienti quando necessario, come ad esempio nel caso di amministrazioni di condomini e studi legali. Per saperne di più, potete consultare la pagina dedicata a DOCMIO e richiedere informazioni attraverso il form dedicato a fine pagina.

Necessiti di informazioni su qualsiasi tipologia di software necessario alla tua azienda? Mettiti in contatto con noi attraverso la pagina Contatti.