Gestione documentale: cos’è, prezzi e quale software scegliere
Digitalizzazione e dematerializzazione sono le parole che risuonano nella mente di ogni imprenditore intenzionato a garantire una corretta e quanto mai utile gestione del flusso dei documenti in qualsiasi tipo di azienda. Attraverso la gestione documentale è possibile procedere alla dematerializzazione creando una miriade di vantaggi fondamentali per le aziende.
Vantaggi che non si limitano al solo risparmio di spazio, perchè avere un efficiente sistema di gestione documentale conforme a ogni normativa può sfociare nell’utilizzo di dati e documenti per migliorare la produttività e i risultati economici dell’azienda, oltre che nel migliorare l’interazione con la pubblica amministrazione.
La gestione documentale, che si può effettuare tramite software e in cloud, è qualcosa da cui al giorno d’oggi nessuna azienda dovrebbe prescindere. È per questo che, occupandoci di informatica, abbiamo deciso di realizzare una guida che vi spieghi il profondo significato (e utilità) di questa soluzione, perchè è importante e come procedere nel modo più veloce ed economico possibile per digitalizzare i documenti, dalla fattura elettronica ai documenti con firma digitale, passando per tutti gli archivi che si possono trasformare in un grande archivio digitale.
Scoprirete ben presto che digitalizzare non è scannerizzare e che affinchè il tutto risulti davvero utile c’è bisogno che i documenti vengano riconosciuti dai sistemi ed abbiano valore legale. Ma a questo c’è una soluzione molto semplice: ora, andiamo a scoprire insieme cos’è e come funziona l’archiviazione e conservazione dei documenti in formato digitale.
Cos’è la gestione documentale
La gestione documentale consiste nella creazione, nella condivisione e nella conservazione dei documenti in un archivio digitale. Si tratta di qualcosa che va oltre la semplice dematerializzazione perchè viene spesso impiegata per ottenere dei vantaggi su tanti fronti sia per le aziende che per la pubblica amministrazione.
Ogni documento, nel suo ciclo di vita, viene creato, scambiato, reso disponibile e conservato. Attraverso la gestione documentale, queste azioni si possono effettuare molto più facilmente e velocemente rispetto ad avere i soli documenti cartacei.
I documenti in un’azienda contengono le informazioni e le istruzioni che danno modo alla catena produttiva di proseguire; inoltre, permettono a ogni lavoratore di svolgere il proprio compito nel modo più efficace innescando determinati processi. Più il flusso documentale si muove rapidamente, più aumentano le prestazioni dell’azienda e i suoi risultati.
Vantaggi e svantaggi
La gestione documentale è molto sottovalutata perchè raramente ci si sofferma sui veri vantaggi che essa può fornire, i quali, come già accennato vanno di gran lunga oltre il risparmio di spazio risultante dalla dematerializzazione. Di seguito i vantaggi di avere un software di gestione documentale.
- Analisi dei dati: i sistemi di archiviazione documentale consentono alle aziende di sfruttare piattaforme analitiche che possono estrarre dati utili a capire il funzionamento dei processi aziendali. Il che può aiutare ad individuare rapidamente problemi e margini di miglioramento per rendere i processi sempre più efficaci e idonei a soddisfare i clienti.
- Diminuzione dei costi: con la gestione documentale, vengono ridotti i costi non semplicemente perchè si eliminano la carta e l’inchiostro, bensì perchè i flussi di gestione aziendale vengono migliorati e semplificati.
- Disponibilità dei documenti: operando la digitalizzazione dei documenti, questi ultimi saranno sempre disponibili in via immediata per ogni membro dell’azienda e in qualunque luogo ci si trovi. Grazie alla possibilità di accedere ai sistemi in cloud, non c’è nemmeno bisogno di installare programmi specifici.
- Inalterabilità: con la gestione documentale, si impedisce l’alterazione e la modifica delle informazioni contenute nei documenti.
- Impatto ambientale: eliminando il cartaceo e tenendo tutto in digitale, si evita lo spreco di materiale e la creazione di copie fisiche dei documenti.
Gli svantaggi? Vi sfidiamo a trovarne uno.
Prezzi dei servizi di gestione documentale
Per la gestione documentale vengono solitamente usati i DMS: acronimo che sta per document management system. Stiamo parlando di software di gestione documentale e archivio digitale in grado di facilitare l’accesso ai documenti, ridurre i costi per l’archiviazione, migliorare il flusso di gestione dei documenti e renderli sempre disponibili senza incidere significativamente sulle finanze dell’azienda.
Purtroppo non stiamo parlando di soluzioni free, ma è possibile avere una gestione documentale molto efficiente senza spendere una fortuna. Indicativamente, la gestione documentale può costare in media a un’azienda circa 1 euro a documento. Tuttavia è impossibile calcolare i costi esatti perchè ci sono tantissime variabili da considerare. Tra queste troviamo:
- Numero di accessi
- Aree aziendali da cui viene usato il software
- Cosa bisogna gestire (digitalizzazione, firma digitale, distruzione dei documenti digitali, integrazione con altri software, archiviazione o altro)
- Categoria di attività (libero professionista, micro impresa, PMI, grande azienda)
- Settore e sub-settore di appartenenza dell’azienda
Quale software scegliere per l’archivio digitale
Sul mercato esiste un innumerevole quantitativo di software per la gestione documentale. A seconda del tipo di software preso in considerazione, sono necessarie più o meno competenze informatiche per il suo utilizzo. Le aziende con buone competenze informatiche che non hanno esigenze particolari e riuscirebbero a gestire in tutta autonomia il flusso documentale, possono scegliere i software di gestione documentale messi a disposizione dalle multinazionali come ad esempio le soluzioni di Google e Microsoft.
Chi invece ha bisogno di un software specifico per la propria azienda, di un’assistenza completa nel suo utilizzo e di funzioni particolari e adatte in modo specifico alla propria attività, dovrà optare per un software su misura o personalizzabile. Per maggiori informazioni, vi rimandiamo alla nostra selezione dei migliori software di gestione documentale.
Oltrematica si occupa di gestione documentale e archivio digitale con DocMio
Se hai un’azienda con particolari esigenze in ambito archiviazione e gestione dei documenti, puoi affidare completamente ad Oltrematica la creazione di un sistema di gestione documentale per la tua attività. Grazie alla piattaforma DocMio, chi non ha competenze informatiche e non vuole dedicare tempo alla gestione documentale può delegare tutto alla nostra azienda mantenendo comunque l’accesso ai documenti in qualsiasi momento.
Tra i vantaggi di DocMio ci sono l’importazione di documenti digitali in qualsiasi formato, un sistema di ricerca rapido ed efficiente nel database usando chiavi predefinite e l’invio telematico dei documenti in archivio digitale. Per avere tutte le informazioni su DocMio e archiviazione documentale consultate la pagina Archiviazione del nostro sito.
Alla fine della pagina troverete un modulo attraverso cui contattarci per avere ulteriori dettagli oppure chiedere un preventivo per il servizio di gestione documentale e archivio digitale. Se avete bisogno di comunicare con noi telefonicamente o in modo più dettagliato, potete anche accedere alla nostra pagina Contatti.
