Gestione commesse: 5 consigli per pianificarla facilmente e in modo completo
Affinchè sia possibile ottenere risultati più in linea possibile con gli obiettivi di un’azienda, la gestione dei processi è una condizione assolutamente necessaria. Ed è un discorso che vale non solo per le grandi aziende, ma anche per le PMI e le ditte individuali.
L’attività su commessa è una soluzione molto valida perchè permette di avere dati sicuri sulla qualità e sui tempi di evoluzione dei processi dell’attività, ma anche sul valore della produzione e sul rispetto delle condizioni di contratto. Con la gestione commesse si possono monitorare con grande efficacia i parametri per pianificare qualità, redditività, sicurezza e risultato delle attività di produzione.
Attraverso la gestione commesse si possono tenere sotto controllo il tempo impiegato per la realizzazione di un progetto, il tempo per realizzare ogni singola attività in programma, la produttività e la resa per ogni area o qualifica, e perfino i costi di gestione.
Ma come gestire la produzione su commessa nel modo migliore? Sarà opportuno aiutarsi con una scheda di commessa, con un foglio Excel o con un diagramma di flusso? Oppure esistono soluzioni migliori? Quale procedura bisogna seguire per una migliore organizzazione? Cercheremo di rispondere a queste domande nel modo più diretto fornendovi 5 consigli per pianificare la gestione delle commesse facilmente e in modo completo.
Definire il budget
Qualsiasi tipo di lavoro ha bisogno di una progettazione, e la gestione commesse permette proprio di fare ciò. L’ideale è partire con un progetto ben preciso e prevedere inoltre la necessità di possibili modifiche.
Per rendere possibile la migliore programmazione dell’impiego delle risorse sia umane che finanziarie, minimizzare i costi e provare a rendere più alto possibile il margine di guadagno della propria attività, è molto consigliato stabilire sempre un budget con cui lavorare. Nel budget bisogna includere le spese per le materie prime, i costi di produzione e i costi del personale, ma non è tutto.
All’interno di questo budget deve esserci anche un margine aggiuntivo per riuscire a coprire i costi non preventivabili. Tra questi citiamo le modifiche di cui parlavamo sopra o altri cambiamenti impossibili da prevedere nel processo produttivo. Stabilire un budget per la gestione commesse permette di spostarsi sulla fase successiva con una maggiore sicurezza. Insomma, più preciso sarà il budget preventivato, più in linea con gli obiettivi risulterà il risultato finale.
Pianificare ogni attività con la gestione commesse
Nella gestione commesse ogni singola attività che si va ad effettuare dev’essere pianificata e la sua pianificazione dev’essere documentata. Bisogna prima di tutto stabilire in modo meticoloso tutte le fasi della produzione.
Il lavoro su commessa, infatti, non è mai composto da fasi di produzioni “predefinite”, in quanto queste ultime variano radicalmente in base alle attività che si devono svolgere. Insieme al cliente bisogna quindi stabilire ogni fase di produzione e programmare ogni attività da svolgere all’interno di esse.
Prendere nota di ogni processo
Ogni fase della produzione ed ogni attività produttiva dev’essere opportunamente documentata proprio come nella pianificazione. Per rendere ciò possibile bisogna avere un vero e proprio diario delle attività, controllare ogni fase dei processi produttivi e annotarne ogni dettaglio.
Questo serve non solo a monitorare in modo completo la gestione delle commesse, ma anche per avere la possibilità di ripetere gli stessi procedimenti che hanno ottenuto buoni risultati. Inoltre, è possibile ottimizzare tali procedimenti e trovare gli errori che non hanno permesso di raggiungere gli obiettivi desiderati in un secondo tempo.
Insieme all’annotazione di ogni processo, è opportuno anche sviluppare analisi sui costi, sui ricavi e sulle procedure per trovare sempre ogni criticità. Nella gestione commesse ogni attività ha infatti un margine di miglioramento.
Valutare l’efficacia dei processi aziendali
Una volta tenuta traccia di ogni processo aziendale, è consigliato sia durante il lavoro che alla fine di quest’ultimo effettuare una consuntivazione. Tramite essa intendiamo la valutazione della redditività del lavoro, ossia la relazione tra i costi sostenuti e il guadagno. Inoltre, è importante analizzare il rapporto tra i costi previsti e quelli effettivamente sostenuti.
Si tratterebbe quindi di una analisi finale che fornisce una valutazione complessiva sul budget previsto e sulla programmazione delle varie fasi del processo produttivo. Questa analisi permette quindi di verificare l’efficacia dei processi aziendali.
Utilizzare software di gestione commesse
Gli strumenti migliori per effettuare la gestione delle commesse, per verificare l’efficacia dei processi aziendali e per mettere in pratica tutti i consigli di cui abbiamo parlato sopra sono quelli digitali. Stiamo parlando nello specifico dei software gestionali, che sono strumenti che possono intervenire facilmente in ogni fase del lavoro, inclusa la gestione commesse, e di supportare al meglio la progettazione, la realizzazione del lavoro e la verifica finale della sua efficacia.
Per una gestione commesse davvero efficace è necessario utilizzare il software di gestione commesse più adatto ad una determinata azienda. A tal fine sono spesso sconsigliati i software gratuiti proprio perchè non sono realizzati su misura per le esigenze delle aziende, oltre al fatto che non hanno tutte le funzionalità di cui l’azienda ha bisogno per automatizzare e pianificare al meglio la gestione del lavoro.
Un software che risponde perfettamente alla descrizione di programma gestionale per la gestione delle commesse di qualsiasi azienda è Cresco, sviluppato da Oltrematica. Cresco è una piattaforma completa per gestire le commesse e le risorse tecniche e umane impiegate per qualsiasi azienda.
Cresco è un software in architettura web grazie al quale le imprese possono espletare più attività cruciali per la gestione commesse. Cresco può effettuare, nel dettaglio, delle seguenti attività fondamentali:
- Gestione e pianificazione dell’allocazione delle risorse aziendali
- Monitoraggio dell’andamento e della pianificazione delle commesse
- Verifica della produttività delle risorse tecniche e delle risorse umane dell’azienda
- Aggiornamento delle informazioni sull’andamento delle commesse in tempo reale, facilmente e con il supporto di un vero team a disposizione dell’azienda
Grazie a Cresco le aziende hanno a disposizione una maschera di planning generale che mostra subito le risorse utilizzate dall’azienda e dove esse sono state destinate. Le commesse si possono monitorare su base settimanale e e mensile, mentre per le risorse umane è possibile controllare l’impegno orario e di destinazione delle singole attività, nonchè i tempi di lavoro, i reparti e le attività a cui sono assegnate.
Per maggiori informazioni vi consigliamo di consultare la pagina di Cresco, in cui avrete anche la possibilità di contattarci attraverso un modulo dedicato.
