Conservazione digitale dei documenti: i metodi e le norme da osservare
La conservazione digitale dei documenti è un determinato processo che consente di conservare i documenti di un’azienda in formato digitale. La conservazione elettronica permette a chi gestisce l’azienda, nei casi previsti dalla legge, di distruggere il documento originale cartaceo oppure di non provvedere alla sua stampa.
Con questa conservazione sostitutiva, quindi, i documenti fiscali e non salvati in formato digitale acquisiscono le caratteristiche di autenticità, affidabilità, integrità, reperibilità e leggibilità, diventando validi a tutti gli effetti come quelli in forma analogica. Ci sono casi in cui la digitalizzazione dei documenti e la loro conservazione in questo formato è obbligatoria come da normativa italiana ed imposta dall’Agenzia delle Entrate.
Ecco perchè molte aziende ormai non possono più sottrarsi alla digitalizzazione di documenti e fatture. Sebbene a volte obbligatoria, la conservazione digitale non è affatto materia intuitiva e non è nemmeno un processo gratuito, considerando che i servizi per la conservazione hanno dei prezzi.
Se non desiderate affidare la conservazione a terzi, avete quindi bisogno di una cultura in materia e di avere chiare non solo le modalità, ma anche ciò che prevedono la legge e l’Agid. Attraverso questo articolo vogliamo schiarirvi rapidamente le idee spiegandovi i metodi per la conservazione digitale dei documenti in norma e le regole previste dalla normativa in merito.
La normativa sulla conservazione digitale dei documenti
Le regole definiscono il documento elettronico come un qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, sia visiva che audiovisiva. Il documento informatico è il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Sulla base di questi concetti, la normativa riporta che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 cc. quando vi si appone una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, previa identificazione informatica dell’autore attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’Agid ai sensi dell’art. 71 per garantire sicurezza, integrità e immodificabilità, oltre che la riconducibilità all’autore.
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti sono soddisfatti a norma di legge a mezzo di documenti informatici se le relative procedure sono effettuate in modalità tali da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida. Le regole tecniche e i requisiti essenziali che garantiscono autenticità e integrità dei documenti informatici conservati sono riportati nel DCPM del 3 dicembre 2021.
Per i documenti fiscali la conservazione a norma viene regolata dal DMEF del 17 giugno 2014: questi documenti vanno conservati per 10 anni. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) impone che la conservazione venga fatta in modo conforme alle linee guida dell’art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017.
La conservazione sostitutiva obbligatoria: per quali documenti è necessario
La conservazione digitale è obbligatoria per tutte le informazioni e i documenti di cui è prescritta la conservazione nel tempo, ma non solo. Molti credono che ad essere conservate siano solo le fatture elettroniche, ma in realtà bisogna conservare digitalmente tutta la documentazione legata all’azienda. Sono soggetti per via della loro natura alla conservazione digitale i seguenti documenti:
- Fatture elettroniche
- Contratti con firma digitale
- PEC (Posta certificata)
Per quanto riguarda l’altra documentazione, la conservazione digitale a norma di legge è solo facoltativa, ma si tratta di una comodità non da poco perchè da modo a tutti di distruggere gli archivi cartacei e quindi anche la loro tenuta per 10 anni. Tra i documenti per i quali è possibile optare per la conservazione digitale facoltativa liberandosi degli archivi cartacei ci sono:
- Fatture
- DDT
- Dichiarazioni fiscali
- Bilanci d’esercizio
- Ricevute fiscali
- Scontrini fiscali
- Pagamenti con i modelli F23 e F24
- CUD
- Registri contabili
- Offerte e contratti
Come conservare i documenti in digitale
Conservare in digitale i documenti significa sostituire i documenti cartacei con lo stesso documento ma in formato digitale che abbia valenza legale. Il processo di conservazione necessita di due elementi in particolare. Il primo è la firma digitale, ossia una firma elettronica tipicamente applicata ai documenti informatici che ha la stessa valenza della firma tradizionale apposta su quelli cartacei.
Il secondo è invece la marca temporale, ossia un insieme di caratteri che rappresentano una data o un’ora per attestare che una determinata attività è avvenuta. Unendo la firma digitale e la marca temporale è possibile mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità del documento, la sua reperibilità, il suo valore legale, la sicurezza, l’integrità e la leggibilità dei documenti conservati.
La differenza tra archiviazione documentale e conservazione digitale
E’ molto importante non confondere l’archiviazione documentale con la conservazione digitale al fine di non optare per il servizio sbagliato che renda poi la digitalizzazione non a norma. L’archiviazione documentale è la memorizzazione di un documento digitale su un supporto idoneo.
La conservazione digitale è invece la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale anche per documenti cartacei all’origine. Il processo di conservazione è quindi successivo all’archiviazione digitale: con la sola archiviazione digitale non è ancora possibile liberarsi della copia cartacea e restare a norma, cosa che è invece possibile fare dopo il processo di conservazione digitale.
La conservazione elettronica con DocMio
Per effettuare l’archiviazione digitale e la conservazione elettronica dei documenti è bene avvalersi di un software adatto. A tal fine Oltrematica ha realizzato DocMio: una piattaforma digitale per la gestione e consultazione degli archivi documentali. L’accesso a DocMio con le proprie credenziali permette all’utente di effettuare tutte le attività tipiche della gestione documentale.
Tra queste troviamo la scansione e archiviazione ottica dei documenti, l’importazione dei documenti digitali in qualsiasi formato, il caricamento dei dati identificativi attraverso maschere di imputazione, la ricerca veloce nel database di un documento usando chiavi predefinite, la consultazione, la stampa, il salvataggio e l’invio telematico di tutti i documenti archiviati. DocMio è una piattaforma sviluppata in formato responsive e accessibile da più tipologie di dispositivi, inclusi gli smartphone e i tablet.
I destinatari del servizio di gestione documentale sono tutte le aziende, enti pubblici, amministratori di condominio, banche, assicurazioni e liberi professionisti. Per maggiori informazioni su DocMio e i nostri servizi di conservazione documentale potete visitare la pagina dedicata, dove troverete anche un form da compilare per mettervi direttamente in contatto con noi.
