Azienda paperless: perché è importante l’archiviazione digitale?
Dotarsi di sistemi di archiviazione digitale è una delle soluzioni imprescindibili per un’azienda: non soltanto in termini di produttività, ma anche da un punto di vista green.
Un’azienda paperless, che digitalizza i documenti al punto di disfarsi completamente della carta, è infatti un’azienda che opera in maniera ecosostenibile.
Azienda paperless: l’archiviazione digitale è amica della produttività
Ma perché un’azienda dovrebbe diventare paperless e munirsi a tutti i costi di sistemi di archiviazione digitale?
L’errore più grave è pensare che questo vada fatto soltanto in vista di un’auspicata sensibilità verso i temi ambientali, ignorando tutti i risparmi e i benefici che si potrebbero trarre in termini di produttività.
Un archivio digitale risulta comodo dal punto di vista pratico, ma anche in un’ottica di maggiore velocità e agilità nel lavoro.
Azienda paperless: più archiviazione digitale significa più clienti
Ricorrere a processi di dematerializzazione dei documenti, riducendo drasticamente il consumo di carta, può dimostrarsi utile in termini di immagine dell’azienda.
Lo sappiamo tutti quanto la questione ambientale sia molto più sentita adesso che non diversi anni fa.
Soprattutto la pandemia da Covid, e le temperature mai viste registratesi nell’ultima estate, hanno mutato drasticamente la sensibilità generale verso certi temi.
Politiche europee volte a ridurre le emissioni di CO2 e a promuovere la conversione a fonti di energia sostenibili sono il segno più evidente di quanto la cultura rispetto ai temi ambientali sia cambiata.
Un cambiamento di valori che investe altresì la cultura aziendale e pesa drasticamente sulle scelte del consumatore finale.
Un’azienda che non si mostri ecosostenibile, che rifiuti processi paperless e di archiviazione digitale, si pone come estremamente distante rispetto a questa sensibilità green, che muove enormemente le scelte e le opinioni dei clienti.
Azienda paperless: archiviazione digitale e abbattimento dei costi
Tuttavia, abbracciare processi paperless non è utile a un’azienda soltanto per un ritorno d’immagine.
La produttività si esprime, soprattutto, da un punto di vista di abbattimento dei costi.
Fino a pochi decenni fa, la carta figurava fra le spese più elevate di un’azienda.
La riduzione di questa spesa consente una maggior disponibilità economica da investire in ambiti più proficui e redditizi.
Azienda paperless: riduzione dei tempi
Altro aspetto da non sottovalutare è la riduzione dei tempi.
Pile e cataste inesauribili di documenti sono decisamente poco pratici, e aumentano in modo considerevole i tempi di ricerca del documento desiderato.
Una fattura che non si trova comporta la necessità di stamparne un’altra, con un numero sempre più crescente di sprechi.
L’archivio materiale più ordinato comporta, a ogni modo, un maggior spreco di energia nell’organizzazione e un prolungarsi sensibile dei tempi di ricerca.
Operazione che, invece, è molto più immediata con processi paperless di archiviazione digitali.
Miglior conservazione e burocrazia veloce con l’archiviazione digitale
Un accesso più rapido ai documenti aziendali comporterà anche una burocrazia più snella ed efficiente, oltre che a una maggior praticità.
La cosa diverrà evidente nel caso di collaborazioni con aziende oltreoceano, con la possibilità di consultare documenti in ogni luogo su un sistema Cloud da qualsiasi device.
File infinite di documenti cartacei saranno esposte inoltre a un rischio maggiore di deperimento: con accumuli di polvere, muffa e umidità.
Un rischio pressoché inesistente quando i documenti sono caricati digitalmente in archivio.
Ambiente più ordinato e produttivo psicologicamente
Questione da non sottovalutare è l’organizzazione dello spazio.
Aspetto che, sebbene non tutti ci credano, incide fortemente sulla produttività dei dipendenti.
Studi psicologici dimostrano come un ambiente pulito e ordinato possa migliorare non soltanto la produttività in ufficio, ma anche il benessere e la leggerezza mentale dei dipendenti, che si sentono più entusiasti e meno oppressi da mille scartoffie che ingombrano e comprimono.
Un risparmio di spazio che consente di muoversi più agevolmente e, di conseguenza, rendere il lavoro più fluido.
Azienda paperless: vantaggi su tutti i fronti
L’archiviazione digitale reca, in conclusione, enormi vantaggi in termini logistici, economici e ambientali.
Strumenti digitali obsoleti e tradizionali non permettono di liberarsi dalla carta come si dovrebbe, incidendo in modo significativo sui margini di produttività di un’azienda.
Cosa aspetti, allora? Affidati a professionisti e dotati immediatamente di un archivio digitale.
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Tutti i documenti vengono scansionati e conservati su un server dedicato al servizio hosting, consultabile tramite l’applicativo web DOCMIO.
