Archiviazione digitale documenti: mai più scartoffie
Oggigiorno è impensabile che un’azienda non ricorra a servizi di archiviazione digitale per i propri documenti.
La velocità frenetica a cui si muovono i flussi documentali rende evidente la necessità di sistemi sempre più complessi e sofisticati per gestire i propri documenti.
Gestire i documenti cartacei ha sempre rappresentato fonte di grande stress in certi contesti orientati alla produttività e all’ottimizzazione dei tempi.
Oltre che poco pratici, i documenti analogici comportano perdite di tempo considerevoli.
Mucchi di scartoffie all’interno dei quali trovare il documento richiesto diventa spesse volte un’attività logorante.
Con l’archiviazione digitale, no.
Archiviazione digitale documenti: una premessa
Prima di spiegarvi i vantaggi di questa pratica, occorre far luce su alcuni semplici concetti direttamente collegati a quello di archiviazione digitale.
Concetti che, se non spiegati correttamente, rischiano di generare equivoci.
Archiviazione documentale e conservazione digitale
Molto spesso si tende a equiparare la gestione -o archiviazione- digitale dei documenti con la loro conservazione.
Sebbene le due attività abbiano natura comune, si distinguono per alcuni aspetti specifici.
Quando parliamo di archiviazione, ci riferiamo a un modo pratico e immediato di gestire i documenti, che avviene principalmente attraverso l’uso di archivi e strumenti digitali.
Nello specifico, si fa riferimento a ciò che viene definito workflow: il ciclo vitale di un documento.
Ciclo che include la reperibilità e la condivisione dello stesso con i dipendenti aziendali: a seconda dei ruoli e delle loro responsabilità.
Conservazione digitale
Per conservazione intendiamo invece un processo complesso, che si fonda su una normativa specifica del Codice dall’amministrazione digitale.
Il concetto di conservazione digitale, più che sul tipo di supporto, fa riferimento alla natura del documento.
I criteri considerati, dunque, sono quelli del mantenimento del valore giuridico e integrità e autenticità del documento.
Il documento non dev’essere una copia digitale di quello cartaceo, ma una riproduzione normativamente fedele di tutti i caratteri giuridicamente rilevanti dello stesso.
I criteri della conservazione digitale?
I caratteri presi in considerazione durante il processo di conservazione digitale sono due:
- Bit preservation: capacità di conservare i bit così come originariamente registrati.
- Logical preservation: la possibilità di utilizzare anche in futuro i dati contenuti nel documento.
Conservazione sostitutiva
Direttamente collegato al processo di conservazione digitale è il concetto di conservazione sostitutiva del documento.
Un documento cartaceo può essere sostituito, in tutti i caratteri richiesti dalla normativa, con un versione digitale dello stesso.
Archiviazione digitale documenti nel dettaglio
Al di là di tutte queste sottigliezze normative, che non approfondiremo ulteriormente, i vantaggi di un processo di archiviazione digitale dei documenti sono indubbi.
- Riduzione degli spazi di archiviazione: un archivio digitale è ovviamente immateriale; non occupa spazio con schedari e scaffalature interminabili;
- Reperibilità immediata del documenti: i documenti sono accessibili in qualsiasi momento, utilizzando un qualunque dispositivo collegato a internet. Una volta caricato nel sistema, il file è accessibile e indicizzabile secondo diversi criteri, consultabile e modificabile a seconda delle necessità. Alcuni servizi in cloud permettono di lavorare anche offline.
- Riduzione di costi e tempi: a una maggiore reperibilità, si collega una riduzione di costi e tempi, ottimizzando tutte le fasi del workflow.
- Risparmio di carta: in un’epoca in cui la questione ambientale ha acquisito un peso fortissimo anche nelle scelte aziendali, i servizi di archiviazione digitale portano vantaggi innegabili in termini di tutela ambientale.
- Sicurezza: le piattaforme di archiviazione digitale garantiscono un ottimo servizio in termini di sicurezza, inalterabilità e unicità del documento.
Archiviazione digitale documenti: come farla?
Di sistemi per archiviare digitalmente i propri documenti ve ne sono a bizzeffe.
Alcuni, -memory card, hard disk esterni e supporti USB- sono un po’ datati, in voga soprattutto negli anni Novanta.
C’è da dire che, benché fosse già possibile conservare digitalmente i documenti, in quegli anni non vi era ancora una normativa tale da definire giuridicamente quest’attività.
Oggi, oltre a servizi di storage dati on site, le aziende sfruttano soprattutto le piattaforme Cloud, con spazi di archiviazione estendibili sulla base delle proprie esigenze.
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