Archiviazione

Il mondo digitale: più ecologico, più efficiente, più economico

L’ARCHIVIAZIONE DIGITALE A DOMICILIO

Oltrematica offre il servizio di archiviazione ottica dei documenti cartacei e di gestione degli archivi digitali. In questo modo ogni professionista o azienda può realizzare il proprio archivio virtuale, liberandosi dell’ingombro di pensanti e polverosi faldoni, guadagnando spazio e tempo. La procedura è molto semplice: Oltrematica prende in carico i documenti cartacei, occupandosi della digitalizzazione che può avvenire presso la sede del cliente o in outsourcing.

Al termine della scansione i documenti digitali vengono salvati su un server dedicato al servizio hosting, consultabile tramite l’account DocMio del cliente. Al termine della digitalizzazione il cliente può decidere se farsi restituire il cartaceo, conservarlo in un apposito magazzino o lasciarlo in carico per lo smaltimento. Oltrematica fornisce anche consulenza archivistica per guidare il cliente nella progettazione dell’archivio digitale attraverso l’elaborazione di specifici piani di classificazione.

Risparmio di tempo, spazio e denaro
Efficiente ricerca dei documenti
Tracciabilità e condivisione online delle informazioni
Conservazione razionale della documentazione
Eliminazione rischi di smarrimento dei documenti

DATA CAPTURE: IL PROCESSO INNOVATIVO DI RACCOLTA DATI

Il Data Capture è un sistema di autoapprendimento che riconosce e cattura i dati estrapolati dal documento cartaceo. Non si tratta di una semplice scansione, bensì di una vera e propria “lettura intelligente” di tutto ciò che è contenuto all’interno del documento. Lo speciale lettore ottico cattura dati da fatture, bolle di accompagnamento, ricette mediche, bollettini postali, estratti conto bancari, schede di rilevazione dati, questionari, quiz e test di valutazione.

Oltrematica ha realizzato sistemi tecnologicamente avanzati di scansione OCR, lettura ottica e data entry facilitato per estrarre dati da qualsiasi tipo di documento cartaceo e trasformarli in informazione specializzata. Al risparmio in termini di tempo e denaro si aggiunge l’efficienza dell’automazione dei processi di cattura e registrazione dei dati, che non risentono dell’errore umano. Anche privacy e sicurezza sono incrementate, grazie alla possibilità di effettuare la scansione presso la sede del cliente, in totale trasparenza.

A partire dai documenti cartacei originali, i servizi di Data Capture permettono la raccolta e la gestione dei dati per garantire la disponibilità di:

  • banche dati organizzate in funzione della specifica esigenza dell’utente
  • collezioni di dati grezzi da rendere disponibili ai sistemi gestionali aziendali
  • testi attivi da rielaborare o riutilizzare

I servizi impiegano software altamente specializzati, interamente sviluppati da Oltrematica e, per questo, aggiornabili e personalizzabili in base alle specifiche esigenze di ogni cliente. La qualità offerta è di altissimi standard:

  • tecnologie avanzate di riconoscimento ottico OCR
  • evoluti sistemi d’intelligenza artificiale e autoapprendimento
  • attività di analisi e validazione dei dati svolta dal personale qualificato del Centro Servizi interno

DocMio

Liberati dalla carta!

Trasformare gli obsoleti archivi cartacei in dinamici archivi digitali è ora possibile sia dal punto di vista tecnico che normativo, con piena validità legale. Recupera spazio fisico e tempo beneficiando dei vantaggi offerti dalla consultazione on-line dei tuoi documenti archiviati, ovunque tu sia, da qualsiasi dispositivo.

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